【英語メールの書き方】英語の敬語は日本語よりも複雑な件

【英語メールの書き方】英語の敬語は日本語よりも複雑な件

 

はじめに

とある友人「英語って敬語とかないんでしょ?」

僕「英語にも敬語はあるよ」

とある友人「え、そうなんだ」

僕「特にビジネスとか、大学の教授にメール送る時は気をつけたほうが良いよ」

 

こんにちは。本記事はミナトのすゝめ「英語」に関しての記事になります。

英語の「敬語」は複雑です。

 

特にビジネスシーンでは、敬語を使うことは必須ですね。

ということで、本日は「英語圏ではどんなときに敬語が使われるの?」という文化の面を説明していきながら、「英語でのメール書き方」を詳しく見ていきましょう。

 

英語圏での敬語

 

英語圏の国々、アメリカやイギリス、カナダ、オーストラリアでは基本的に日本のような「年齢による上下関係」というのはありません。

高校一年生だからといって、3年生に敬語を使わなければいけないなんてことはないということですね。

 

 

しかしこちらの記事にもあるように、アメリカを含む英語圏の国々にも「敬語」は存在します。

「どんなときに敬語で接するの?」ということですが、英語圏の国々では「年齢による上下関係」はない代わりに、「立場上での上下」はかなり厳しいです。

 

最もわかりやすい例で言えば、軍人さんたちですね。

階級によって立場があまりにも違うので、下の階級の方々は上の人に対して最敬語で接します。

 

また一般の人も、軍人さんやもともと軍隊にいた人などに対して「敬意を払う」という意味で一般人よりも丁寧に接することが多いです。

あとは学校や大学の教員に対してや、会社やバイト先での上の立場の人などには敬語です。

 

また、お年寄りなどにも敬語を使います。

人によっては、自分の祖父母にも敬語を使う人もいますし、70年代など昔は親に対しても敬語です。

 

学校に関して言えば、小学校の教員と高校の教員では生徒に対する態度も違います。

例えば、小学校では生徒と先生の間には大きな立場の差があるので、生徒は敬語を使ったり、態度が良くなければ怒られますが、高校生になれば生徒と先生はもっと同等に近い関係性になるので、教員も生徒に対してより敬意を払いながら接します。

 

部活動(クラブ)に関しても上下関係はあります。

強いクラブであれば、レギュラーではない人が、レギュラーメンバーの練習をお手伝いをしたり、「ブラザーフッド」などと言い、兄の立場である人が弟を色々な面で助けるかわりに、弟は兄の言うことを聞くという制度もあります。

 

これはPL学園の野球部で有名な3年生と1年生の「付き人制度」に似ています。

僕もインディアナ州の大学にいた頃、100年近くの伝統があるクラブに所属していましたが、新入生には一人「ビックブラザー」というのが付き、色々な面倒を見てくれました。

 

その代わり、一員である証のピンバッジを毎日付けてないといけなかったり、色々な細かいルールが付きまといます。

このように組織の中でブラザーやらファミリー認定されれば上下の関係が存在し、それによってルールやしきたりもあります。

 

ビジネスメール

 

さてここまで「英語圏にも敬語はあるよ」というのを見てきましたが、英語で最も敬語が必要になってくるのが「ビジネスシーン」においてですね。

日本にいる方などでも、海外の取引先や支社にメールを送ったりすることもあるかと思います。

 

筆者も現在アメリカに住んでいますが、英語でのビジネスメールの送り方は特に難しいです。

ネイティブでも、実際に会社で努めていたり、ビジネス専攻で学んでいる人でもない限り適切なメールの送り方を知らないのがほとんどです。

 

ということで、ここから「ビジネスメールの書き方」ということで、さらっと解説していきます。

 

①件名

 

Invitation for October 1st Conference

10月1日の会議へのご招待

 

Schedule Confirmation for October 1st

10月1日のスケジュール確認

 

Meeting Information

10月1日の会議についての情報 

 

まずはメールのタイトルになるのですが、件名だけでメールの内容がわかると読み手の人も助かります。

件名に関してはメールを受け取った時点で見ることができるので、ビジネスコミュニュケーションにおいて「わかりやすく簡潔な件名」というのは原則かもしれませんね。

 

②イントロダクション

 

Dear Mr. Johnson,

Thank you for your e-mail.

メールを送っていただきありがとうございます。

 

Dear Mr. Johnson,

Thank you for the informative tour of your facility yesterday.

昨日の施設案内の際はありがとうございました。

 

次にメールの冒頭になりますが、Dear (拝啓) のあとには敬称+相手の名字が来ます。

この「敬称」に関してですが、日本語では「様」や「さん」だけですが、英語では人によって異なるので気をつけましょう。

 

「Mr. Smith」⇨男性

「Ms. Smith」⇨女性

「Dr. Smith」⇨医師や博士号を持った人

「Professor. Smith」⇨〜教授

「Master Smith」⇨〜師匠

「Lord Smith」⇨〜様

 

特にこの「Dr.」は「博士号」を持った人に対して使う敬称ですが、これに関しては個人の「プライド」みたいなもので、つけ忘れたり、知らずに「Mr.」や「Ms.」を使ってしまうと人によっては不快に思う人も多いみたいなので注意が必要です。

 

そして名前のあとの冒頭部分に関してですが、まずは「挨拶程度」に「この前はありがとうございました」といった感じで簡潔に入るのが最も無難です。

「いかがお過ごしでしょうか〜」や「季節」、「天気の変わり目」などなど余計な情報は英語では基本的に必要ありません。

 

 I  < You 

「 I (私)」という主語よりも「You(あなた)」に焦点を当てたメールの方が見栄えが良いのが英語でのメールにおいて大前提でもあります。

 

悪い例:「I am very proud of your work」

良い例:「You must be very proud of the reputation you and your employees have established」

 

このような具合で、「 I 」は使ってはいけないとまではいきませんが、できるだけ避けるようにしましょう。

 

③目的

 

The purpose of this e-mail is to ask if you could join our marketing project meeting on October 1. 

10月1日のマーケティングプロジェクトの会議に参加していただきたくご連絡させてもらいました。

 

This is just to confirm you that we have a marketing project meeting on October 1.

10月1日のマーケティングプロジェクトの会議に関してのご確認のためご連絡させてもらいました。

 

カンタンな挨拶を済ませたらすぐにメールの目的を伝えましょう。

大体は日本語のビジネスメールと同じですね。

 

良い情報「I am happy to inform you that 〜」

悪い情報「I am sorry to inform you that 〜」

 

こちらのテンプレートはわりと使えます。

良い情報を伝える時は「I am happy to inform you that 〜」で始まり、悪い情報の場合は「I am sorry to inform you that 〜」が使えます。

 

④詳細

 

We would be grateful if you could set up a meeting room at 11AM.

11時に会議室を用意していただけると嬉しいです。  

 

Do you mind sending me the material before the meeting? 

会議前に資料を送ってもらえないでしょうか?

 

Please contact us at your earliest convenience.

ご都合の良いときにご連絡ください。

 

ここでは日程や予定の詳細を伝えたり、なにかの要求や申請などなど頼みたい内容を簡潔に書くとわかりやすくなります。

ここでも、「I would like you 〜」など「 I 」はできるだけ避けるのがおすすめです。

 

⑤クロージング

 

I really appreciate your consideration.

ご検討をありがとうございます。

 

Please let me know if you have any questions.

なにか質問がありましたらお知らせ願います。

 

Looking forward to seeing you at our office. 

また会えるのを楽しみにしています。

 

そしてメールの締めくくりはこんな感じに「ありがとうございます」や「楽しみにしています」というのを再度加えておきましょう。

 

その後の一番最後は「Best Regards」「Sincerely」「Thanks」などの結び言葉がよく使われます。

 

 

ということで、本記事では「英語圏での敬語の使われ方」、「英語でのメールの書き方」を解説してきました。

特にアメリカですが、「他人種&多文化の国」なので様々な方がアメリカには住んでいます。

 

だからこそ敬語や丁寧な表現をあまり使わない方も多く、大多数の人がそこまで気にしないのも現実です。

特にメールの書き方など、ネイティブでもわからない人が多いのも事実ですね。

 

しかし日本から英語圏の国々とビジネスにおいて繋がる機会がある方々は英語でのメールの書き方、丁寧な英語表現というのは知っておいて損はないかと思います。